Prometheus-leirin tukisäätiön tietosuojaseloste
- Rekisterinpitäjä
Prometheus-leirin tukisäätiö sr. (jäljempänä ”Protu-säätiö”)
Y-tunnus 2861511-1
Palkkatilankatu 3, liiketila 7
00240 HELSINKI
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Protu-säätiö kerää ja käsittelee henkilötietoja säätiölain velvoittaman, sääntömääräisen toimintansa toteuttamiseksi; tarkemmin ottaen sääntöjensä mukaisten avustusten jakamisen toteuttamiseksi ja dokumentoimiseksi. Avustushaun yhteydessä avustusta hakevilta yhdistyksiltä pyydetään yhteyshenkilöiden yhteystiedot lisätietojen kyselemiseksi ja haun etenemisestä tiedottamiseksi sekä hakuprosessin dokumentoimiseksi.
Tämän selosteen mukainen henkilötietojen käsittely on yleisen tietosuoja-asetuksen 6:n artiklan mukaisesti 1) tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä sekä 2) rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
- Käsiteltävät henkilötiedot
Avustushakemuksen yhteydessä avustusta hakevaa yhdistystä pyydetään nimeämään yhteyshenkilö, josta rekisteriin kerätään tämän nimi sekä yhteystiedot kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero tai postiosoite. Muut hakemuksen yhteydessä kerättävät tiedot koskevat henkilön edustamaa yhdistystä tai muuta oikeushenkilöä, ja yhteyshenkilön katsotaan lomaketta täyttäessään antavan tietonsa edustamansa yhdistyksen tai muun oikeushenkilön lukuun ja puolesta.
- Alihankkijat sekä henkilötietojen siirrot ja luovutukset
Protu-säätiö käyttää avustushaun järjestämisessä ja dokumentoinnissa tietoteknisiä apuvälineitä, kuten Googlen työkaluja, joihin henkilötietoja siirretään käsiteltäviksi. Protu-säätiö säilyy näin siirrettävien ja käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjänä ja Google toimii Protu-säätiön puolesta ja lukuun tämän alihankkijana sekä henkilötietojen käsittelijänä. Protu-säätiön käyttäessä Googlen työkaluja käsiteltävät henkilötiedot siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle käsiteltäviksi. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuu Googlen osoittamaa laillista siirron suojamekanismia, kuten EU-komission laatimia mallisopimuslausekkeita, käyttäen.
Muutoin Protu-säätiö ei luovuta tai siirrä henkilötietoja muille vastaanottajille, jollei pakottavasti lainsäädännöstä muuta johdu.
- Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään avustushakemusohjeen yhteydessä ilmoitettua hakuaikaa seuraavan kalenterivuoden loppuun asti. Säilytysajan kuluttua loppuun hakemuksista poistetaan niihin liittyvät yhteyshenkilöiden tiedot, mutta muu hakemuksissa oleva tieto säilytetään Protu-säätiön toiminnan dokumentoimiseksi ja säätiölain noudattamisen osoittamiseksi. Protu-säätiöllä on aina muutoinkin oikeus ja velvollisuus säilyttää sellaiset henkilötiedot, joiden säilyttämiseen laki tai muu säädös velvoittaa.
- Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä, tässä tapauksessa avustusta hakeneen yhdistyksen yhteyshenkilöllä, on aina oikeus käyttää yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan, kuten 1) saada pääsy Protu-säätiön hänestä käsittelemiinsä henkilötietoihin, 2) vaatia niiden korjaamista tai muuttamista sekä 3) vaatia niiden poistamista tai 4) häntä koskevan käsittelyn rajoittamista sekä 5) vastustaa käsittelyä.
Oikeuksiensa käyttämiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä Protu-säätiöön kohdassa 1 ilmoitettuja yhteystietoja hyödyntäen. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen saattaa tehdä avustushakemuksen käsittelystä mahdotonta tilanteesta ja käytetystä oikeudesta riippuen.
Rekisteröidyllä on myös oikeus kannella tietojensa oikeudettomasta käsittelystä valvovalle viranomaiselle, joka Suomessa tapahtuneen henkilötietojen käsittelyn osalta on Tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).